L'approfondimento riguardante proprio la suite Microsoft Office 365 per le PMI è affidato invece a Francesco Cristofoli. Secondo Microsoft ci sono diverse tendenze in atto nella produttività che stanno ponendo le basi per cambiamenti significativi. Tra queste indubbiamente la necessità di poter lavorare ed essere produttivi anche in mobilità estrema, la presenza, in ambito aziendale, di personale mediamente più giovane e quindi più propenso a un approccio più tecnologico alle esigenze lavorative, la conseguente consumerizzazione degli strumenti, ad esempio con l'adozione in ambito professionale di soluzioni nate per l'ambito consumer, come i programmi di Instant Messaging, che invece facilitano i rapporti lavorativi e lo svolgimento di alcuni task, anche appunto in mobilità.
A questi aspetti si deve aggiungere poi la necessità per le aziende piccole e medie, di contenere il più possibile il budget destinato all'infrastruttura necessaria per erogare i servizi e la sua complessità. A tutte queste tendenze ed esigenze Microsoft, come abbiamo già visto, è in grado di rispondere proprio attraverso i propri servizi cloud, che possono ad esempio essere acquistati in pacchetti di diverso tipo, pagando solo ciò che si utilizza, ed abbattendo così i costi per l'impresa, che non avrà nemmeno preoccupazioni per la gestione dell'infrastruttura, in quanto col cloud tutto avviene in remoto e non richiede quindi all'azienda di possedere strutture complesse e costose.
In questo campo Microsoft ha maturato una notevole esperienza, dapprima con servizi consumer noti a tutti come Hotmail, MSN, Bing, XBoX Live, Zune e Windows Live, che ora mette al servizio dell'impresa. Tra i vari servizi erogati, quello dedicato alla produttività prende appunto il nome di Office 365. Grazie a una complessa struttura di server ridondanti e datacenter distribuiti a livello mondiale, Microsoft è anzitutto in grado di garantire la sicurezza di erogazione del servizio al 99.9% ed è così sicura di poterlo fare da impegnarsi per contratto a pagare una penale nel caso in cui tali condizioni non dovessero essere rispettate.
Office 365, come la sua controparte tradizionale destinata all'uso desktop locale, è una suite completa di programmi pensati per offrire una risposta a tutte le diverse esigenze professionali, dalla stesura di documenti alla loro presentazione, dalla gestione di database a quella di appuntamenti e contatti, fino a soluzioni per la produttività personale e per la gestione dei contatti intra o extra aziendali, come le mail o l'instant messaging. A differenza però della sua controparte locale, Office 365 offre la possibilità di ottenere un'esperienza d'uso più consistente attraverso i diversi dispositivi utilizzati, in quanto basterà un browser per accedere sempre a tali servizi, mantenendo tra l'altro l'interconnessione costante con l'intero ecosistema grazie a Windows Live ID, che garantisce un accesso centralizzato e unificato a tutti i servizi e i programmi del cloud Microsoft.
Inoltre con Office 365 si abbattono anche i costi, sia delle licenze per i diversi dispositivi, sia per usufruire dei servizi veri e propri, pagando ad esempio solo per quelli di cui si ha effettivamente necessità. Grazie infatti a piani tariffari differenziati e organizzati in due tipologie principali, per il professionista e le piccole imprese o per le le aziende di medie dimensioni, ciascuno potrà trovare il pacchetto di servizi più adatto alle proprie esigenze, senza dover spendere più di quanto sia necessario.
Office 365 quindi è semplice ed immediato, offrendo un'interfaccia e un tipo di utilizzo coerente a prescindere dalla piattaforma hardware e dal dispositivo dal quale effettueremo l'accesso, offre i vantaggi dell'integrazione di diversi servizi tra loro, tipica del cloud computing, unita però a una scalabilità e a una granularità dei pacchetti che permette di trovare il giusto equilibrio tra costi ed esigenze per ciascun attore del campo professionale, dal singolo all'azienda. Infine, grazie alla struttura mondiale di datacenter e server che abbiamo visto prima, Office 365 è anche un servizio sicuro ed affidabile, che offre quindi risposte moderne per le sfide dell'imprenditoria contemporanea.